Comment contrôler la saisie de données ?
Raphaël
Le contrôle de saisie est une étape très importante lors d’une opération de traitement de données. Les contenus des fichiers doivent être exacts, complets et ne comportent aucune erreur. Le contrôle de saisie est une démarche qui se fait en plusieurs étapes, en fonction de la nature des données à saisir et du type d’erreur à détecter.
Le contrôle de validité de saisies
Les erreurs de saisie faussent le résultant ou le rendent le calcul incohérent ou inopérant. Le contrôle de validité entre en compte pour éviter les erreurs. Il s’agit de vérifier si les informations saisies ne comportent pas d’erreur telle qu’un numéro d’ordre inexistant ou qui ne suit pas la logique. Il existe actuellement de nombreux logiciels et progiciels qui permettent à l’utilisateur de vérifier si ce qu’il est en train de taper est valide. En prenant Excel comme exemple, l’opérateur peut entres autre définir une liste des valeurs autorisés (nombre entier uniquement, limiter la longueur de texte, établir un minimum et un maximum de valeur à saisir …). Ainsi, tout ce qui ne respecte pas les valeurs autorisées sera considéré comme erreurs.
Contrôle de doublon
Le doublon peut constituer une source d’erreur lors d’une saisie. Ainsi, avant de valider et d’enregistrer le document, il faut au préalable détecter une valeur en double. Excel permet d’effectuer ce genre d’opération avec la mise en forme conditionnelle et le formule de recherche de doublons. Une fois que les doublons sont détectés, vous pouvez les supprimer ou les corriger si c’est le résultat d’une erreur.
Contrôle de contenu textuel
La saisie de données se rapporte aussi à des contenus purement textuels. Il peut s’agir par exemple de la rédaction d’un compte rendu de réunion, d’une rédaction de courrier ou d’une transcription audio/vidéo. Dans ce cas, la vérification de l’orthographe, de la syntaxe et de la grammaire s’impose. Il faut utiliser dans ce cas des logiciels de correction de texte. Si ces contenus sont destinés à être publiés sur le site web (fiches produits, annonces, etc.), il faut vérifier qu’il ne s’agit pas d’un contenu dupliqué. Google exige que chaque contenu doive être original et pertinent. Ainsi, l’usage d’un logiciel anti plagiat s’impose.
Confier la saisie de données à une agence web
Pour une entreprise, quelle que soit sa taille, la saisie de donnée en interne n’est pas la solution la plus recommandée. En effet, cela oblige l’entreprise à créer un poste spécialement dédié et à recruter un salarié spécialement formé. C’est plus coûteux dans la mesure où la saisie de données n’est pas une tâche régulière. Il faut externaliser ce processus pour réduire le coût et bénéficier d’un travail rapide et de meilleure qualité.
